Wer Geschäftspartner oder potenzielle Kunden zum Essen einlädt, möchte diese Ausgaben in der Regel als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Doch der Fiskus stellt hierfür traditionell hohe Hürden auf. Besonders wenn unternehmensfremde Personen am Tisch sitzen, ist eine lückenlose Dokumentation unverzichtbar. Die klassischen Anforderungen bleiben dabei bestehen: Ein gültiger Bewirtungsbeleg muss zwingend Tag und Ort der Bewirtung, den konkreten Anlass sowie alle teilnehmenden Personen aufführen. Eine eigenhändige Unterschrift des Steuerpflichtigen rundet den Nachweis ab. Unabhängig von der Form der Dokumentation bleibt zudem die Angemessenheit der Kosten eine Grundvoraussetzung für den Abzug.
Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen in der Gastronomie hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit dem Schreiben vom 19.11.2025 klargestellt, wie die Nachweisführung in einer digitalen Welt rechtssicher gelingt. Während Gaststätten ihre Rechnungen früher fast ausschließlich in Papierform ausstellten und die notwendigen Angaben oft direkt auf der Rückseite vermerkt wurden, erfordert die moderne E-Rechnung ein systematischeres Vorgehen. Erhält ein Unternehmer eine digitale Bewirtungsrechnung, müssen die ergänzenden Dokumentationen – der sogenannte Eigenbeleg – separat erstellt und mit der Rechnung verknüpft werden.
Für die vollständige digitale Abbildung der Nachweise sieht das BMF klare Regeln vor. Eine digitale Bewirtungsrechnung kann entweder direkt elektronisch empfangen oder eine vorliegende Papierquittung nachträglich digitalisiert werden. Der entscheidende Schritt ist jedoch die Erstellung des digitalen Eigenbelegs, der Informationen zum Anlass und zu den Teilnehmern enthält. Dieser Beleg muss vom Steuerpflichtigen autorisiert werden, was entweder durch eine elektronische Unterschrift oder eine digitale Genehmigung erfolgt. Ein wesentlicher Aspekt der Compliance ist hierbei die Revisionssicherheit: Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht ohne Dokumentation veränderbar sein.
In der Praxis ist die bloße Existenz beider Dokumente jedoch nicht ausreichend. Es muss eine eindeutige, digitale Verknüpfung zwischen der Rechnung und dem Eigenbeleg bestehen, beispielsweise durch einen gegenseitigen Verweis im Buchhaltungssystem. Auch in hybriden Fällen, in denen die Bewirtungsrechnung digital vorliegt, der Eigenbeleg jedoch noch in Papierform geführt wird, muss die Zuordnung zwischen den getrennten Ablagen jederzeit zweifelsfrei gewährleistet sein. Um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen, ist eine sorgfältige digitale Verknüpfung daher mittlerweile genauso wichtig wie das Essen selbst. Dies kann beispielsweise dadurch geschehen, dass auf dem Eigenbeleg in Papierform die Rechnungsnummer oder die Buchungsnummer der Buchhaltung vermerkt wird. Im digitalen System kann in der Buchungszeile auf den physischen Eigenbeleg hingewiesen werden (z. B.: Eigenbeleg in Papierform, Ordner xy, Beleg-Nr. x).
Wenn ein Betriebsprüfer den Papierbeleg in der Hand hat, muss er mit den darauf vermerkten Informationen die digitale Datei innerhalb von Sekunden finden können. Wenn die Angabe des Ordners allein dazu führt, dass man erst 50 Dateien durchklicken muss, wird das bei einer Prüfung beanstandet.